【現場に潜入！】メディアと密なコミュニケーションが取れる「ラウンドテーブル」とは？
広報担当者の中には「メディアにもっと自社や商品を深く知ってもらいたい」「メディアとの関係性を強くしたい」と考える方も多いはず。さらに、「新商品はないけどメディア向けイベントをやりたい」「小規模なイベントをやりたい」と思う広報の方もいるのではないでしょうか？
そんなときに活用したいPR手法が「ラウンドテーブル」です。
「ラウンドテーブル」と聞くと、“自由に意見交換を行う会議”というイメージを持つ方もいると思いますが、PR手法の一つとして実施するラウンドテーブルは、メディアとより深く密にコミュニケーションをとるための情報提供の機会なのです。
そこで今回は、実際にラウンドテーブルが行われている現場に潜入！本番当日の雰囲気や進行の仕方についてもご紹介します。
ラウンドテーブルとは？
ラウンドテーブルは、ひとことで言うと「コンパクトなプレス発表会」です。企業や提供する商品・サービスについて、メディアの方に理解を深めてもらう場として実施し、メディアとの良好な関係をつくるきっかけにもなります。
参加する媒体は8～10媒体程度が一般的で、参加した全メディアとコミュニケーションがとれるような距離感で実施されます。そのためステージがあるような大きな会場ではなく、会議室などを使って行うのがスタンダードです。また開催規模が小さい分、予算を抑えて実施することができます。
ラウンドテーブルの現場に潜入！
ここで、実際に開催されたラウンドテーブルの会場へ潜入した様子を紹介！
会場はお客様の自社内にある会議室です。明るい雰囲気で素敵ですね。
社内に十分な会議室があれば、会場費用も抑えることができる点もメリットです。 今回のラウンドテーブルでは、お客様が提供する新しいシステムの概要を説明するだけでなく、実際にメディアの方がそのシステムを体験いただける場として実施しました。メディアの方にどこよりも早くサービスを体験いただく絶好の機会です。
システムの概要説明が終わるまでは発表会らしい静かな雰囲気でしたが、体験が始まるとメディアの皆さんから質問や意見がどんどん活発になります。一方的な発表ではなく、意見を交換したり体験ができたりすることで、新しいシステムの使い方やどんなシーンに役立ちそうか、より深く理解してもらうことができます。 大きな会場で行うプレス発表会の場合は、メディアの方1人1人にパソコンを配ったり体験してもらったりすることは難しいため、ラウンドテーブルは商品やサービスの魅力を伝えるためには非常に有効な手段といえます。
ラウンドテーブルを実施するメリットと気を付けたい点
ラウンドテーブルは情報発信の機会を作ることができるだけでなく、双方向のコミュニケーションとしてメディアが今どんな情報を求めているか、直接ヒアリングを行うこともできる機会です。
ステージに区切られることなく、話しやすい距離感で実施するという利点を生かせば、自社に関心のあるメディアとの良好な関係が作ることができます。
なお、ラウンドテーブルを実施する上で意識しておきたい点としては、せっかくメディアの方と近い距離感でコミュニケーションが取れる場なので、今回潜入したラウンドテーブルのように実際に体験できるポイントを作ったり、食品であれば試食シーンを入れたりとメディアの方にも楽しんでいただけるよう工夫をすることです。
メディアの方の撮影要素を増やす意味では、フォトスポットを作ることも効果的です。 「新商品がない」「予算がない」などの事情で、なかなかプレス発表会ができずお悩みの広報担当者の皆さん！ぜひ、メディアの皆さんを集めたラウンドテーブルを実施してみてはいかがでしょうか？
