【広報のお悩み相談室Vol.1】「メディアリスト更新」「クリッピング」手のかかる業務を効率化するには?

2023年09月11日(月) PRのヒント

現代の広報はとにかく多忙。従来のメディア対応だけではなく、SNSの運用や動画制作、コロナ禍による社内コミュニケーション対応、SDGsの発信強化など、社会の変化とともに広報の業務範囲もどんどん拡大しています。だからこそ、業務の無駄を徹底的に省き、効率化を求めたいところ。そこで、DX(デジタルトランスフォーメーション)の力で広報の業務効率向上を目指すsmartPRが、広報業務ならではの悩みをプロの視点で解決するデジタルコンテンツ『広報のお悩み相談室』をスタート!!記念すべき第1回は、広報業務では欠かせない作業である「メディアリストの更新」や「クリッピング作業」のお悩みについて、smartPR代表 岩﨑が解説します。

【お悩みその1】メディアリストを更新するのが大変です

リリース配信やメディアへの取材アプローチに欠かせない「メディアリスト」。メディアの状況は入れ替わりが激しく、日々運用していくのも一苦労です。

メディアリストの更新は本当に大変…というより面倒ですよね。
 
メディアリストの更新で煩わしいポイントは主に2つ。
1つ目は、必要な情報を手入力しなければいけない点。しかも、広報担当者が複数いる場合、1人ひとりが入力して更新することになります。そして2つ目は、手作業による誤入力の恐れ。メールアドレスが1文字でも間違っていたら、せっかく書いたプレスリリースも相手に届きません。
 
メディアの状況が著しく変化する時代。誰かが気づいたタイミングでリストを更新するという“気づきベース”では、スピードも遅くなり、情報の正確性も低くなってしまいます。

自動更新で手間なく最新のメディアリストを作成

速さと正確さが求められる更新作業は、自動化できるとかなり楽です。

smartPR が提供するクラウドPRソフト「Prasy(プレイジー)」では、2000以上のメディアを自動で更新。新規メディアはリアルタイムで追加され、休止メディアにはリリースの配信をストップさせることができます。また、複数あるメディアリストも一元管理できるので、情報が1つ更新されると、必要なデータベースすべてに反映されます。
 
つまり、担当者は手間ゼロで、最大2000媒体の情報が入った最新のメディアリストを作成できるんです。

【お悩みその2】1つひとつWEBの記事を見つけてクリッピングするのが面倒です

広報の成果に大きく関わるのが「クリッピング」作業。メディア露出が多いのは嬉しいことですが、隅々まで露出を拾うのは大変な作業です。

キーワードを検索エンジンにかけて、目視で1メディアずつ確認……相当な時間と労力が取られますよね。広報にとって露出は多ければ多いほどうれしいはずなのに、その分クリッピングがどんどん大変になるというジレンマがあるんです……(笑)。

クリッピングの自動化で時間を大幅に削減!

メディアリストの更新同様、クリッピングも自動化したいですね。

Prasyなら、モニタリング精度の高いTV、WEBメディアを自動でクリッピング。クリッピングの漏れが無くなり、掲載内容を的確に把握できます。どれだけ露出が増えようとも、クリッピング作業に時間を取られることはありません。クリッピングの大変さを考えずに、思う存分メディア露出を獲得してください(笑)。

【お悩みその3】プレスリリースって本当に読まれているんですか?何も反応がないのですが

日々配信されるプレスリリースですが、実際にメディアに送ったはいいものの、果たして本当に読まれているのか…配信したあとのリリースがメディアにどう届いているのかは、広報には見えづらい点です。

多くの広報担当者さんは、自社のリリースがニュースや記事に取り上げられて初めて「あのリリースに興味を持ってもらえたんだ」とわかります。ただし、これはあくまでも結果を分析したもの。結果に辿り着くまでのプロセスに着目することが大事なんです。

メールの開封率で記者の興味を見える化

リリースは主にメールで配信されることが多いですよね。そこでチェックしたいのが、メールの「開封率」です。

Prasyでは、メールで配信したリリースの開封率クリック率を測定可能。露出にはつながらなくても、数あるメールの中から自社のリリースメールを開封してもらえたというのは、リリースの反響を分析する上で大事な指標になります。
 
また、メールでは件名が命。配信数が増えれば、反応の良いタイトルと悪いタイトルの傾向も浮かび上がってきます。リリースのタイトルの付け方次第で開封率が10%は変わるので、その分析も大切なのです。

読まれるプレスリリースのコツはこちら↓

【お悩みその4】コンテンツがあちこちに分散されていて、管理しきれません

動画やSNSをはじめ、広報が管理するコンテンツは多様化し、管理するものはどんどん増えています。また、自社の魅力はプレスリリースの文面だけでは伝えきれないもの。より魅力が伝わるコンテンツを発信したいけれど、各所に散らばり集約することに不安を感じている広報の方もいるのではないでしょうか?

過去のリリースや画像、ファイルなどは分散しがち。コンテンツがあちこちにあると、広報担当者だけでなく、取材するメディア側もストレスを感じてしまいます。

一元管理で広報担当者もメディアもwin-winに

大量のコンテンツを1カ所にまとめて集約できると、広報担当者は管理しやすく、メディアは取り上げる際に必要な情報や素材を探しやすくなり、win-winの関係が築けます。

Prasyでは、HPやリリース配信サイト、オウンドメディアなどに分散するコンテンツを、メディア向けに情報をまとめたウェブページとして「NewsRoom(ニュースルーム)」に集約。発信するコンテンツはすべて自動でNewsRoomに反映されるので、「あのリリースどこにあったっけ?」と闇雲に探す必要はありません。
メディアもNewsRoomを見れば、リリースだけでは伝わらない自社の魅力を理解することができるのです。

ということで、今回は広報のよくあるお悩みについて解説してきました。広報の業務範囲が拡大している時代だからこそ、省ける部分は徹底的に省き、効率化を図っていきたいですよね。

他にも「こんな悩みがあって困っている……」ということがありましたら、ぜひお気軽にsmartPRへお問い合わせください。

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