【PR会社が解説】プレスリリースとは?書き方・取り上げられるコツも

2023年07月11日(火) PRのヒント

企業の情報発信の基本手段ともいえる「プレスリリース」。その重要性はわかっているけれど、どうやって書くのが正解なのかわからない……という広報担当者も多いのではないでしょうか。この記事では、プレスリリースの目的や書き方、メディアに取り上げてもらうためのコツなど、プレスリリースを書くうえで知っておきたいポイントを、広報・PRのプロの視点で解説します。

プレスリリースって何?

プレスリリースは、企業・団体が、経営に関わるニュースや、 新商品・新サービスの情報をマスコミに知らせるための文書。 大前提として新規情報(=ニュース)が含まれている必要があります。

広告ではなく、あくまでも自社からメディア関係者に宛てた「公式な文書」であるため、情報を社会やメディアへ公開する必然性やストーリー、その分かりやすさが求められます。

近年はリリース配信ワイヤー(PRTIMESやアットプレスなど)/SNS/HPなどの普及により、直接消費者の目に触れることも多いため、 「ニュースリリース」という表現が使われることも。

プレスリリースを出す目的は?

プレスリリースを出す最大の目的は、取材(報道)の獲得。自社の新規情報をメディアに取り上げてもらうことで、ステークホルダーに広く認知させることができます。

提供方法は、主に「E-mail」「郵送」「FAX」「記者クラブへの投函」など。 メディア(テレビ/新聞/ラジオ/雑誌/WEB)へ一斉配信後、 個別に案内をすることで、より取材獲得につながります。

プレスリリースとニュースレターの違いは?

プレスリリースとよく混合されるのがニュースレター。プレスリリースは新しい情報が必須ですが、ニュースレターはすでに世の中に発信されている既出情報を記載することが可能です。

社会状況や世の中のトレンド、季節性のあるものや記念日など、世の中の関心が高いトピックスに合わせて構成することがポイント。メディアや記者がその時々に求めるような情報をまとめて提供する資料であり、メディアの読み物的な意味合いもあります。

広告や売り込みではないため、定期的に情報発信をすることで、メディアとの継続的な関係を保つことが期待できます。

プレスリリースを書く前に…

【ニュースバリューを見つけるためのチェックシート】

メディアはプレスリリースをチェックする際、「ニュースバリュー」=「競合他社と比べて特筆すべき点があるか」「社会的に取り上げる意義はあるか」を確認しています。プレスリリースを書く際は、ニュースバリューがどこにあるのかをはっきりさせ、漏れなく盛り込まなければいけません。

上のチェックシートを活用して、「最も重要なポイントは何か」「必ず認識してほしい価値は何か」を明確にしておきましょう。

タイトルの50文字が勝負!プレスリリースの書き方

記載する情報やニュースバリューを整理したら、起承転結を意識し、下記構成でプレスリリースに落とし込みます。

特にリリースタイトルは50文字以内は徹底したいところ。1日にメディアへ送られるプレスリリースの数は実に1,000件以上(PRTIMESより)にも及び、8割以上の記者はタイトルの2行だけで取材可否を決めるとされています。

約50文字でどれだけ読み手が頭の中でイメージできる内容になっているか。これがメディアに取り上げられるかどうかの分かれ目です。

さらに、キービジュアルとなるトップに入れ込む画像はとっても重要! 資料のド頭に来るタイトルと画像でメディアがその先の本文を読んでくれるかが決まると言っても過言ではありません。最初に心を掴むタイトルと画像が“超重要”なのです。

ライティングで意識すべきポイント10ヵ条

1.文字を詰め込みすぎず、読みやすさを重視
長すぎず、全体が2ページ以内に収まるのが◎

2.サブタイトル含め興味を惹くタイトル(キャッチコピー)をつける
WEBニュースやテレビのサイドテロップのように13〜18文字×2行に収める

3.一文(タイトル)の中で同じワードを繰り返さない
例:KMC製菓のZ世代社員が「Z世代クッキー」を開発!Z世代応援キャンペーンも実施
 →KMC製菓の若手社員が「Z世代クッキー」を開発!U25応援キャンペーンも実施

4.情緒的な表現をカット
可愛い、魅力的な、わくわく、!など、どの会社の商品やサービスでも使えるような表現はなるべく使わない。オリジナルであることが伝わる表現に。

5.敬体と常体を混在させない
基本は「です」「ます」「体言止め」。「である」「なのだ」など口語の文体は使わない

6.へりくだる表現はカット
例:致します→します
  よろしくお願い申し上げます→よろしくお願いします

7.専門用語は使わない
このリリースを初めて見る人、リリースを出す企業や商品を知らない人でも理解できる用語を使う。専門用語を入れる必要がある場合は必ず補足や注釈を入れる。

8.主観的な表現は避け、ファクトを活用
例:お客様に好評頂いたので増産
 →売上が昨年より180%UPで予約待ちとなっていたため増産
より具体的に記載した方が◎

9.特徴・背景・展望に力を入れて記載
商品・サービスの開発背景や他社商品との違い、企業の今後の展望・抱負を深く伝える

10.文章だけで説明しようとしない
文字が並び続けるとメディアも読み疲れてしまう。見た目でわかりやすい画像やグラフがある場合は存分に活用する

プロはここまでする!こだわりポイント4ヵ条

1.テキストポイントを合わせる
タイトルは20pt前後・本文は10pt以上が望ましい

2.言葉や文章に意味を持たせる
色、太字、強調など、意味を持たせるものは明確に

3.画像は大きく
キービジュアルは大きく。細かな説明も受け手にわかりやすい画像を多用する

4.左右対象を意識
特にパワーポイントの場合は左右非対称にならないように。枠の左右対称も注意

【現役WEBメディア編集者に聞く】プレスリリースはどこを見ている?

最後に、KMCのグループ会社・オンエアで運営しているライフスタイル系WEBメディア『イエモネ』編集部の山崎さんに、普段編集部に届くプレスリリースのどこを見ているのか聞いてみました。プレスリリース作成のヒントが散りばめられているかも!?

-プレスリリースで一番見ているところは?

タイトルです。プレスリリースはメールBOXから検索して探すことも多いため「日本初」「業界初」みたいなワードが文頭に入っていると、チェックしたくなりますね。あとは、「前回わずか5分で完売」「予約半年待ち」のように、その商品・サービスの人気ぶりが具体的な数値でわかると、どんな内容なんだろうと気になってしまいます。

良いタイトルと悪いタイトルの例

反対に、文頭に社名や馴染みのないワードがあると、読み手もタイトルからプレスリリースの内容を想像しにくいので、少々もったいないかもしれません。

-記事にしたくなるプレスリリースは?

明確なニュースバリューがあり、読みやすい構成になっていることはもちろんですが、画像サイズの大きさも大切です。特にWEBコンテンツは画像が命なので、記事にしたくても画像がなかったり、サイズが小さすぎて見にくかったりすると、お見送りさせてもらうケースがあります。

多くのWEBメディアは記事のアイキャッチを幅1200px以上で設定しているから、プレスリリースに格納する画像サイズも最低幅1200pxあるとうれしいよ〜

イエモネの名物キャラクターである「ナマケモノ編集長」まで登場!メディア視点のリアルな声をありがとうございます!

今回紹介したポイントを踏まえることで、メディアに寄り添ったハイクオリティなプレスリリースが完成します。普段プレスリリースの作成に困っている人や、これから書き始める人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

また、KMCgroupのグループ会社「smartPR」では、生成AIの技術を活用したプレスリリース作成ツールを開発! これまで多くの時間を費やしていたリリース作成が半自動化する画期的なシステムです。広報のDX化を推進する事業開発を手掛けるsmartPRから生まれた、PR視点が盛り込まれた“広報のための”ツールなので、こちらも合わせてご覧ください。

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